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Quels critères pour trouver le lieu idéal ?
Février 2018
 
Trouver un lieu pour organiser un événement n'est pas toujours facile. Il est très important de se poser les bonnes questions avant de faire un choix définitif et vérifier quelques points tels que le type d'événement, l'accessibilité du lieu, les fonctionnalités dont dispose la salle telles que l'accès à internet et à l'équipement d'électricité mis à disposition.

1. Quel genre d'événement souhaite-t-on organiser ?

Le choix du lieu et de ses fonctionnalités dépend en partie du type d'événement que l'on souhaite mettre en place. S'agit-il d'une réception pour un mariage ou un anniversaire ? d'une réunion de travail ? d'un gala ? d'un événement fashion ? d'un cocktail, d'un apéritif dînatoire ou d'un repas ? Différents types de lieux sont plus adaptés à certaines formes d'événements que d'autres. Ainsi le nombre de personnes invitées sera plus ou moins important selon l'événement et la superficie devra être suffisamment importante pour que les convives puissent se déplacer aisément, voire danser le cas échéant, et surtout ne soient pas trop serrés. A l'inverse choisir un lieu trop vaste lorsqu'on a peu d'invités risque d'apporter une sensation d'angoisse et l'impression d'être perdu.

2. L'accessibilité du lieu est un critère indispensable à prendre en compte

Il est important de trouver un lieu situé à proximité du lieu de vie des invités et accessible en transports en commun ou proche d'un réseau routier. Dans le cas d'un mariage la réception a souvient lieu dans des endroits isolés et magiques, il convient alors de se renseigner sur la possibilité des hébergements se situant à proximité pour que les invités ne souhaitant pas rentrer immédiatement après la fête puissent se reposer. La présence d'un jardin peut aussi être un plus, particulièrement si l'on organise son événement durant la belle saison. Il peut être alors intéressant de se renseigner sur l'accès à l'électricité dans cette partie du lieu pour pouvoir y organiser des animations ou simplement pour que les invités qui sortiraient en soirée ne se retrouvent pas dans le noir complet. Faites tout de même attention aux appareils que vous utiliser pour ne pas consommer trop d’énergie et ainsi payer la note salée à la fin. Vous pouvez cliquer ici pour en savoir plus sur les prix et modalités liés à l'électricité. Enfin, un parking permettant aux convives d'éviter de chercher une place pour garer leur véhicule est nécessaire. De même il permettra à l'organisateur de se rapprocher au plus près dans le cas où il aurait du matériel à amener à la salle.

3. Des fonctionnalités adaptées au type d'événement

La salle dispose-t-elle de mobilier (tables, chaises, gradins, estrade...) ? Est-il possible de déplacer le matériel pour pouvoir créer l'agencement de l'espace le plus approprié à l'événement ? Il est aussi important de vérifier que le décor et l'ambiance du lieu correspondent à ceux de l'événement en préparation. La présence de vestiaires, de toilettes et de lavabos est aussi très importante de même que celle d'un espace réservé à la nourriture pourvu de frigidaire, d'appareils de cuisson ou de réchauffage et de vaisselle. Enfin, il est essentiel de se renseigner sur la présence ou non d'outils technologiques tels que des jeux de lumières, des projecteurs, des télés pour visionner des vidéos, une sono pour conférence ou pour animation musicale. Les accès à l'électricité sont-ils suffisamment nombreux et sécurisés pour les convives comme pour les prestataires extérieurs le cas échéant ? Un accès internet est devenu quasiment obligatoire. Les personnes souhaitent échanger sur les réseaux sociaux même lorsqu'ils assistent à un événement et la possibilité qu'offre internet de filmer et de partager des moments en direct nécessite un accès WI FI. Si besoin, vous pouvez donc vous renseignez sur ce qui s’offre à vous dans cet article de Boutique Box internet.

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